اصول و آیین نگارش در نامه اداری و روش های صحیح نامه نگاری

اصول و آیین نگارش در نامه اداری و روش های صحیح نامه نگاری
اصول و آیین نگارش در نامه های اداری و روش های صحیح نامه نگاری

امروزه در هر جایگاه شغلی که باشیم، خیلی از درخواست ها و مکاتبات ما لازم است به صورت کتبی انجام شود و اگر یک طرف این ارتباط، شرکت یا سازمان یا شخصیت حقوقی باشد، بهتر است این ارتباط در قالب “نامه اداری” انجام شود. از آنجایی که رعایت اصول نگارش چنین نامه هایی می تواند نقش پر رنگی در رسیدن ما به نتیجه لازم داشته باشد، در این نوشته سعی شده است تمام نکات لازم برای رسیدن به یک خروجی اصولی گردآوری شود.

به نوشته تودی بیمه یکی از مهمترین ابزارهای رسیدن به هدف های سازمان، ایجاد ارتباطات رسمی از طریق نوشته های اداری است. مکاتبات اداری زبان رسمی سازمان محسوب شده و موجب موفقیت و پیشرفت سازمان خواهد شد. لذا یکی از ارکان ساختار ادارات، نوشتار اداری است که از سویی دیگر بیانگر میزان دانش، تخصص و کاردانی کارکنان و مدیران سازمان است. این درس به منظور ارتقای سطح مکاتبات اداری و شیوه نامه استاندارد تنظیم مکاتبات اداری تدوین گردیده است و امید است به کارگیری این شیوه نامه بتواند در نیل به استانداردسازی مکاتبات اداری و نوشتار رسمی سازمان های دولتی گامی مهم بردارد.

تعریف نامه اداری:

به هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد “نامه اداری” گفته می شود . به عبارت دیگر نامه اداری عبارت است از مکاتباتی که با هدفی معین و مشخص بین اشخاص حقیقی و یا حقوقی به منظور برقراری ارتباط مبادله می گردد

نوشتار اداری پیش از هر چیز، وسیله ای ارتباطی در ارتباطات انسانی و ابزار انتقال مفاهیم است، لذا نوشتن نامه نیز همانند ابزارهای زبانی دیگر، وسیله ای است برای بیان منظور و مقصود هر فرد و ارتباط با سایر افراد. برای برقراری هر نوع ارتباطی حضور پنج عنصر الزامی و ضروری است:

– پیام دهنده (منبع): برقرارکننده ارتباط که به منظوری خاص مانند درخواست، دستور، گزارش و بیان خبری به نگارش نامه و ایجاد ارتباط اقدام می نماید.
– گیرنده پیام (مخاطب): شخصیت حقیقی و یا حقوقی که دریافت کننده پیام و مرجع ارتباط است.
– اصل پیام (محتوی پیام): منظور و مقصودی که هدف برقراری ارتباط است و می تواند انتقال اطلاعات، درخواست و یا ارائه گزارش و خبری باشد که منبع ارتباط از انتقال این پیام در نظر دارد.
– وسیله ارتباط: شکل بیان و وسیله انتقال پیام است که از شکل شفاهی و مکتوب و یا ترکیبی باشد.
– اثر پیام (بازخورد): در بسیاری از ارتباطات سازمانی و شخصی، پیام دهنده منتظر نتیجه و بازخوردی از نوشتن نامه و ارائه پیام خویش است که نتیجه این ارتباط برای منبع ارتباط است که گاهی برای منبع پیام قابل پیش بینی است.

نکته : نامه اشخاص به سازمان ها قبل از ثبت در دفتر دبیرخانه “عمومی” و پس از تشریفات ثبت ”اداری” تلقی می شود.

نکته : گاهی نامه های اداری نام واحدی که آن را تهیه کرده است به خود می گیرد. مثلا نوشته هایی که در واحد مالی سازمان تهیه می شود گاهی به نام ” نامه های مالی ” خوانده می شود. پس اگر با عناوینی مانند :  نامه های مالی، نامه های بازرگانی، نامه  فنی، نامه های حقوقی، نامه های آموزشی و… برخورد کردید منظور نوشته ای است که در آن واحد مربوطه تهیه شده است.

نکته : نامه های اداری از لحاظ زمان اقدام به “عادی“، “فوری“، “خیلی فوری” و “آنی” طبقه بندی می شوند.

نکته : نامه های اداری از لحاظ  حساسیت و امنیت به “عادی“، “محرمانه“، “خیلی محرمانه“، “سری” و “به کلی سری” طبقه بندی می شوند.

انواع نامه های اداری

نامه های اداری به شکل های مختلف و با کاربردهای متفاوتی در نظام اداری جریان دارد، از این رو برای بررسی بهتر این نامه ها می توان آنها را از دو دیدگاه ماهیت کار و سطوح سازمانی تقسیم بندی نموده و سپس در تنظیم عنوان های آنها به ضوابط یادشده پرداخت:

الف) نامه های اداری از دیدگاه ماهیت کار:

نامه های اداری از نظر ماهیت کار به چهار دسته تقسیم می شوند:
1- نامه های خبری: نامه هایی که به واسطه آنها نتیجه کاری یا آغاز و پایان کاری اطلاع داده می شود.
2-  نامه های بازدارنده: نامه هایی که از انجام کاری یا بروز حادثه ای بطور موقت یا دائم جلوگیری می کنند.
3-  نامه های دستوری-درخواستی: نامه هایی که در آنها ارتباط عمودی حاکم است، مثل درخواست از مقام بالا و یا دستور مافوق به کارمند زیر دست.
4-  نامه های هماهنگی: نامه هایی همانند بخشنامه ها که بمنظور هماهنگی بین دو یا چند واحد و سازمان تهیه
می شوند.

ب) نامه های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی:
نامه های اداری ممکن است در داخل سازمان جریان داشته باشد که به آنها نامه های داخلی می گویند و یا اینکه از سازمانی به سازمان دیگر تهیه و ارسال می شود و نامه خارجی می نامند. در ادامه به بررسی انواع مختلف این نامه ها می پردازیم:

ب-1 )نامه های داخلی: نامه های داخل ادارات، بر اساس سطوح ارتباطی خود به پنج دسته تقسیم می شوند:
نامه بین دو واحد هم سطح: نامه هایی برای ارتباط و هماهنگی میان واحدهای داخلی یک سازمان همانند ارتباط بین واحد مالی و واحد اداری که واحد مالی برای امورات خود به نیروی انسانی آنها و واحد اداری به منابع مالی امور مالی نیازمند است.
نامه واحد بالاتر به واحد پایین تر: این نامه ها به دو صورت جریان می یابند: حاشیه نویسی بر روی نامههای وارده از خارح از سازمان که با دستور اطلاع و نظرخواهی و یا اقدامی همراه است و نامه هایی که برای انجام اموری خاص از سوی مقام بالاتر به مقام پایین صادر می شود.
نامه از واحد پایین تر به واحد بالاتر: ارائه گزارش و پاسخ در برابر نامه مقام بالاتر، درخواست و تقاضا از مقام بالاتر، گزارش عملکرد واحد و پیشنهادات واحد اجرایی به مقام بالاتر در این دسته قرار می گیرد.
نامه یک کارمند به واحد اداری: این نامه ها شامل درخواست کارمند از واحد خود یا سایر واحدها و ارائه گزارش وی از ماموریت خود را شامل می شود و در صورت استناد آینده، باید ثبت و بایگانی شود.
نامه واحد اداری به کارمند: احکام ماموریت، تشویق نامه ها، توبیخ نامه ها و پاسخ نامه هایی که کارمند به
اداره داده است، در زمره این نامه ها قرار می گیرند.

ب2-)نامه های خارجی:
مکاتباتی که از سوی سازمان با ادارات و سازمان های دیگر انجام می شود و به اشکال زیر نگاشته می شود:
– نامه به یک واحد مشخص از سازمان: زمانی از این شکل نامه استفاده می شود که با ماموریت اداره مقصد آشنا هستیم و مستقیما به آن اداره نامه می نویسیم. مثال نامه به اداره کل آموزش و پژوهش استانداری تهران.
– نامه به سازمان در ارتباط با وظایف سازمان: اگر با تشکیلات داخلی سازمانی آشنایی نداشته باشیم و مشخص نباشد که درخواست ما به کدام بخش از سازمان مرتبط است، از عنوان کلی آن سازمان استفاده می کنیم.
– نامه به یک شخص حقیقی: در پاسخ به تقاضای فرد و یا صدور تقدیرنامه، احضارنامه، توبیخ نامه و ابلاغ و اخطار به یک فرد این نوع نامه ها نوشته می شوند.
– نامه به یک شخص حقیقی مشخص در بخش خصوصی: نامه ای که بر حسب ضرورت ارتباط سازمانی دولتی با بخش خصوصی ایجاد شده و برای مدیر آن موسسه نوشته می شود.

مراحل تهیه نامه اداری

با توجه به اینکه صدور و وجود هر نامه در نظام اداری دارای تبعات حقوقی، مالی و اداری متفاوتی است و پس از صدور و ارسال نامه، امکان اصلاح و برگرداندن نامه برای فرستنده وجود ندارد؛ لازم است در تهیه نامه اداری توجه و دقت کافی مبذول داشت. مراحل تهیه یک نامه اداری در سه بخش مورد ارزیابی قرار می گیرد: شناخت، نگارش و آماده سازی نامه.

مرحله شناخت برای تهیه یک نامه بدین معناست که با توجه به شرایط حاضر آیا نوشتن نامه ضروری است و یا صرفا بدلیل داشتن نسخه بایگانی نامه تهیه می شود؟ آیا بجای نوشتن نامه از وسیله دیگری نمی توان برای اطلاع رسانی و یا ارسال پیام استفاده نمود؟ آیا نامه در حال حاضر بهترین، کم هزینه ترین و سریع ترین وسیله ممکن است؟ پس از نیل به جواب صحیح در این بخش، پیرامون موضوع نامه اندیشه الزم اتخاذ می گردد. بدین معنی که واقعه ای که در حال نگارش نامه در خصوص آن هستیم از چه ویژگی هایی برخوردار است؟:
– چه کسی یا کسانی در این واقعه نقش دارند؟ موضوع نامه در خصوص چه کسی و یا کسانی است؟ چه کسی برای چه شخصی نامه می نویسد؟ (که)

– این واقعه در کجا صورت یافته و چه موقعیت مکانی را شامل می شود؟ در کجا مسئله را بیان می کند؟ (کجا)
– زمان وقوع حادثه و موضوع نامه کی بوده است؟ از نظر سال، ماه و روز و حتی ساعت وقوع و یا گزارش (کی)
– موضوع اصلی واقعه در خصوص چیست؟ شناخت دقیق مسئله و بیان صریح آن (چی)
– دالیل اصلی وقوع و علل ایجاد این پدیده را بداند و بتواند در نامه خود بیان کند. (چرا)
– بتواند مسئله را بطور کامل تحلیل کند، چگونگی حدوث و وقوع مسئله را بیان نماید. (چگونه)

بررسی عناصر شش گانه یادشده، نویسنده و تهیه کننده نامه را در نوشتن، انشاء، انتخاب واژه ها و واژه گزینی یاری می دهد و در حقیقت اشراف او را بر موضوع رقم زده و از جمیع جهات و حتی آثار نوشته مطلع می شود. آنگاه تصمیم می گیرد که بنویسد؟ ننویسد؟ و یا چگونه بنویسد؟ بدین ترتیب نامه ای که با این تفاصیل تهیه شود،که پایه و اساس نامه و طی کامل مراحل نگارش از ابتدا تا پایان کار است.

ویژگی های ظاهری نامه اداری:

نامه های اداری بر اساس میزان محتوی نامه در دو قطع کوچک و بزرگ انتشار می یابند، معمولا نامه های تا سه سطر محتوی در نامه های قطع کوچک(A5) و نامه های حاوی مطالبی بیشتر از سه سطر در نامه هایی با سربرگ بزرگتر (A4 )منتشر می گردند. 

  • نسخه اصلی را بر روی کاغذ سفید و مرغوب ارسال کنید. ( کاغذ ۸۰ گرمی انتخاب خوبی است )
  • سایز معمول نامه های اداری A4 و A5 است. بسته به حجم نامه کاغذ مناسب را انتخاب کنید.

استاندارد اندازه کاغذ

  • حد الامکان نامه را تایپ کنید و اگر امکان تایپ نبود، حداقل با خط خوانا بنویسید.
  • نوع قلم (فونت) و سایز قلم را درست انتخاب کنید. تایپ تمام نامه با فونت بزرگ اصلا ایده  خوبی نیست.
  • اگر از طرف شرکت یا سازمان نامه می زنید، نامه را حتما درون سربرگ قرار دهید. سربرگ باید حاوی آرم سازمان، نشانی، کد پستی، تلفن و سایر اطلاعات تماسی سازمان یا شرکت شما باشد.
  • اگر نامه را از طریق اینترنت (ایمیل، تلگرام و ..) مکاتبه می کنید، نامه را درون سربرگ رنگی خود قرار دهید. می توانید از رنگ های ملایم مثل آبی هم در متن اصلی استفاده کنید.

نکات کلی در خصوص نامه نگاری فارسی :

  • نامه را با نام خدا آغاز کنید. (بسمه تعالی، به نام خدا، بسم الله الرحمن الرحیم) [نکته: از عباراتی مثل “به نام دوست”، “با یاد او”، و …  استفاده نکنید.]
  • ذکر تاریخ، شماره نامه، پیوست در گوشه بالا، سمت چپ ضروری است. [نکته : نوشتن «دارد» در مقابل پیوست صحیح نیست و بهتر است تعداد و نوع مدارک همراه در این قسمت به روشنی نوشته شود. در صورتی که نامه پیوستی نداشت، بنویسید: (پیوست : ندارد) یا (پیوست : _ ) ]
  • تاریخ در بالای صفحه چپ-چین می شود و عنوان و متن نامه راست-چین.
  • در نامه هایی که ادامه دار است، صفحات دوم و سوم را شماره گذاری کنید. در آخرین خط صفحه اول نیز برای اطلاع مخاطب از ادامه نامه، علامت % را به کار ببرید.
  • در نامه های طبقه بندی شده (محرمانه، سری و ..)، در گوشه سمت چپ با قلم زیر خط دار و خط ایتالیک درشت تر از خط متن عنوان طبقه بندی نوشته شود مثلا «محرمانه».
  • بسته به نامه، جای مناسب برای حاشیه نویسی (پاراف) نامه در نظر بگیرید. اگر استاندارد مشخصی در سازمان شما برای این کار تعریف نشده است، می توانید از بالا و راست ۴، پایین ۳ و چپ ۲ سانتی متر فاصله در نظر بگیرید.
  • سعی کنید برای نامه های تان حتی اگر مهم نیستند، یک رونوشت بزنید و آنها را بایگانی کنید.
  • در پایان نامه، ابتدا نام حقیقی خود و پس از آن نام حقوقی را بیاورید و امضاء نمایید. نامه بدون امضا اعتباری ندارد. (محل امضا : پایین نامه سمت چپ)

آیین نگارش نامه های اداری ،اصطلاحات و واژه‌های پر کاربرد در نامه نگاری اداری:

  آشنایی مخاطبان محترم این وبلاگ با واژه‌های نامه‌نگاری یا اصطلاحات اداری بسیار مغتنم و ضروری بوده و خالی از لطف نیست. از این رو به ترتیب حروف الفبای فارسی و به‌طور مختصر به شرح برخی از آنها می‌پردازیم :

آییـن‌نـامـه

 مجموعه مقرراتی است که هر مؤسسه اعم از عمومی‌ یا خصوصی به‌منظور تنظیم امور مؤسسه خود تهیه و تدوین می‌کند. همچون آیین‌نامه‌های مؤسسات دولتی، انجمن‌های محلی، احزاب، شرکت‌ها، آموزشگاه‌ها و جز آن.

ابـلاغ

 ابلاغ، در لغت به معنای رساندن است؛ رساندن نامه یا پیامی‌به کسی یا کسانی، اما در اصطلاح اداری و قضایی کاربردهای مختلفی دارد. در اصطلاح اداری، حکمی‌است که از مقام بالا به مقام پایین‌‌تر، به‌منظور انتصاب، مأموریت و غیره نوشته می­شود. در اصطلاح قضایی و حقوقی عبارت است از : ”تسلیم رونوشت حکم غیابی به محکوم علیه غایب یا قائم مقام قانونی او” (فرهنگ معین).

 ابلاغ گاه به‌صورت ”ابلاغیه” نیز به‌کار می‌رود که نادرست است، چون در فارسی تک واژ مؤنث نداریم. کلمه ابلاغ، گاه در نامه‌ها و به‌ویژه در پایان‌نامه‌ها، به معنای اعلام و رساندن، در عبارت‌هایی همچون : ”ابلاغ فرمایید” ، ”امر به ابلاغ فرمایید” نیز به‌کار می‌رود.

ارزش‌یـابی

 ارزشیابی، واحدی است در اداره که مسؤولیت رسیدگی به چگونگی کار و وضع کارکنان و شکایات رسیده به آن اداره را بر عهده دارد. گاه به جای ارزشیابی، ارزیابی به‌کار می‌رود که به‌این معنا درست نیست.

اسـاس‌نـامـه

 قانونی است که برای اداره هر انجمن، مجلس یا سازمانی اجتماعی، سیاسی و فرهنگی تنظیم می‌شود، یا مجموعه مواد یا ویژگی‌هایی است که برای تشکیل شرکت، حزب یا انجمنی تنظیم می‌شود.

استـناد

 این کلمه عربی و مصدر لازم و در لغت به معنای پشت دادن، توجه یا تکیه کردن به موضوع یا مطلبی است و برای توجه دادن ارباب رجوع به مقررات مورد استناد به‌کار می‌رود.

اعـلام

 اعلام، به معنای ”آگاهانیدن” و ”آگاه کردن” و ”شناساندن” است و با افعال ”می‌دارد” و ”می‌نماید” و ”می‌کند” و ”می‌شود” و ”می‌گردد” به‌کار می‌رود. ”اعلام نظر” هم زمانی به‌کار می‌رود که فرستنده برای اجرای کار، نیاز به نظر مشورتی شخص ثانوی دارد  و با ذکر آن از مخاطب یا مقام بالاتر نظرخواهی می‌کند.

اندیـکاتور (= نامه‌نـما)

 خوشبختانه برای این کلمه فرانسوی، فرهنگستان زبان و ادب فارسی اخیراً ”نامه‌نما” را برساخته است، گرچه در نظر اول معنای جامعی ندارد. در اصطلاح اداری، اندیکاتور یا نامه­نما دفتری است که تاریخ و شماره و خلاصه نامه­های وارد و صادر در آن ثبت و شماره ترتیب دفتر به روی نامه‌ها زده می‌شود.

ایندکـس (= نمـایه)

 خوشبختانه برای واژه ایندکس نیز فرهنگستان واژه ”نمایه” را ساخته است. این واژه انگلیسی است و معنای شاخص و فهرست را نیز می‌دهد. در تداول اداری ”اندکس” تلفظ می‌شود. و نیز دفتر راهنمایی است که نامه‌های ثبت شده در دفتر ”نامه‌نما” براساس شماره‌های خاص در آن شماره‌گذاری می‌شود و جست‌وجوی نامه از طریق آن به سهولت صورت می‌گیرد.

ایـفاد

 ایفاد از باب افعال است و از ”وفد” به معنای ”به رسولی آمدن نزد کسی” گرفته شده است. ”افاده” هم از این خانواده است. ”وافد” اسم فاعل آن و به معنای ”اینده” و ”به رسولی رونده” است. ایفاد در لغت به معنای فرستادن و روانه کردن است.

بـازرسـی

 بازرسی، رسیدگی به وضع سازمان‌هاست که یا از طرف بازرسی کل کشور انجام می‌پذیرد، یا از طرف خود سازمان، یک یا چند تن به‌صورتی از پیش تعیین شده یا سرزده و بی‌خبر، به امور مربوط به شکایات مطرح شده، درباره آن سازمان یا کارکنانش صورت می‌پذیرد.

بـایـگانـی

 بایگانی از واژه‌های مصوب فرهنگستان سابق است (به‌جای آرشیو) و به­معنای مکانی است که در آنجا نامه­­ها و اسناد دولتی یا خصوصی را نگهداری می‌کنند تا در موقع نیاز به آسانی بتوان به آنها دسترس پیدا کرد. البته اخیراً رایانه در بسیاری مواقع پاسخگوست و نیازی به مراجعه به بایگانی و ملاحظه اصل نامه احساس نمی‌شود.

بخش

 بخش، مجموعه‌ای کوچک‌تر از اداره است که زیرنظر آن کار می‌کند و ممکن است خود شامل چند زیر مجموعه دیگر با عنوان ”دایره” باشد.

پـاسـخ

 پاسخ یا در پاسخ، اصطلاحی است نزد یک به ”عطف” (عربی) یا ”بازگشت” (فارسی)، که هنگام جواب دادن به نامه اداری یا شخصی به کار می‌رود. البته ”عطف” ، گاه، توجه دادن مخاطب به نامه‌ای است و ممکن است معنای ”بازگشت” یا ”پاسخ” را دربر نداشته باشد. برخی اوقات به جای کلمه ”پاسخ” (فارسی) ، ”در جواب” هم نوشته می‌شود.

پـیـرو

 این کلمه از دو جزء ”پی” (اسم) و ”رو” (بن مضارع) ساخته شده و صفت فاعلی مرکب مرخم به معنای ”به دنبال رونده” است. وقتی نامه یا نامه‌هایی به جایی فرستاده می‌شود و پاسخ دریافت می‌گردد، در نامه یا نامه‌های بعدی از لفظ ”پیرو” استفاده می‌کنند. مثلاً می‌نویسند : پیرو نامه شماره 4287 تاریخ 12 بهمن 80 به اطلاع یا به استحضار می‌رساند :

یا : پیرو نامه‌های شماره 21756 و 97142 ، به تاریخ 25 بهمن و 30 اسفند 80 به اطلاع می‌رساند :

پـی نـوشـت

از دو جزء ”پی” (اسم) و ”نوشت” (فعل ماضی ساده سوم شخص) ساخته شده است. یعنی صفت مفعولی مرکب مرخم (کوتاه شده) است که به معنای ”پایین نوشته شده” ، یعنی مطلبی که در پایین نامه نوشته شده به کار می‌رود.

پیـوسـت

 واژه‌ای فارسی است، لکن برخی کاربرد آن را غلط می‌دانند، زیرا این کلمه مصدر مرخم و به مفهوم ”پیوستن” و ”الحاق نمودن” (مصدر ساده و مرکب) است و بهتر است آن را به جای ضمیمه به کار نبریم. مترادف این واژه، ”ضمیمه” ، ”منظم” و ”به انضمام” عربی است. برخی از کلمه ”به همراه” استفاده می‌کنند.

تشـکیـلات

 به مجموعه‌ای هماهنگ و موزون که سلسله مراتب، هدف و وظایف و ارتباطات معینی دارا باشد، تشکیلات گفته می‌شود.

تـصویـب

 مصدر متعدی عربی و به معنای ”صواب شمردن” ، ”راست و درست دانستن” ، ”به درستی خبری حکم کردن” است. این واژه نیز، هم خانواده با ”مصوب” و ”مصوبه” است که البته ”مصوبه” به پیروی از اسم مؤنث عربی در فارسی آمده و کاربرد آن به لحاظ آنکه در فارسی تک واژ مؤنث نداریم، نادرست است ولی به سبب کاربرد مکرر آن نمی‌توان آن را نادرست انگاشت ولاجرم باید آن را پذیرفت. این کلمه هنگامی‌به کار می‌رود که می‌خواهند مطلبی را به‌صورت قانونی و لازم الاجرا درآورند و می‌گویند : ”به تصویب رسیده” یا ”تصویب شده” است.

تلـفنگرام

 واژه‌ای فرانسوی است و به معنای ”مخابره” یا اعلام خبر است که به منظور تسریع در کار به وسیله تلفن بیان می‌شود تا گیرنده آن را بنویسد. در زمان حاضر دستگاه ”دورنگار” (فاکس) کاربرد ”تلفنگرام” را محدود کرده است.

تلکـس

 این واژه هم فرانسوی و نام دستگاهی است که به وسیله آن، پیام نوشتاری به‌صورت مستقیم بین دو مشترک مبادله می‌شود یا به پیامی‌گفته می‌شود که از طریق دستگاه تلکس مخابره می‌شود.

تلگـراف

 واژه‌ای فرانسوی و نام دستگاهی است که به وسیله آن، پیامی‌را از راه دور مخابره می‌کنند و آن مرکب از دستگاه فرستنده و دستگاه گیرنده و سیم های رابط است.

تلگرافی

 این ترکیب، صفت نسبی و منسوب به تلگراف است که از واژه فرانسوی تلگراف و حرف ”ی” فارسی ساخته شده است. در اصطلاح به مفهوم ”شیوه تلگراف یا وسیله تلگراف” است و بیشتر وقتی به کار می‌رود که کوتاه کردن صحبت یا سرعت در عمل مورد نظر باشد.

تلگـرام

 واژه فرانسوی و به مفهوم مطلب و پیامی‌است که به وسیله دستگاه ”تلگراف” مخابره می‌شود.

حسـابـداری

 دایره رسیدگی به دخل و خرج های هر سازمان را که زیر نظر حسابدار و به کمک یک یا چند تن دیگر، اداره می‌شود، حسابداری می‌گویند. مسؤولیت رسیدگی به کلیه حسابهای مالی هر اداره بر عهده ”ذی حساب کل” آن اداره است.

دایـره

 جزیی از بخش به شمار می‌رود که زیرنظر مستقیم مسؤول بخش، وظایف تعیین شده را انجام می‌دهد.

دبیـرخـانه

 دبیرخانه، واحد اداری مشخصی است که اداره امور دفتری را براساس روشهای تدوین شده برعهده دارد. وظیفه مهم دبیرخانه، نظارت برنامه‌های رسیده و ثبت و توزیع نامه‌های وارد یا صادر شده است. دبیرخانه ممکن است به روش ”متمرکز” ، ”غیرمتمرکز” یا ”نیمه متمرکز” اداره شود. (برای اطلاع بیشتر می‌توان به کتاب : ”اداره امور دفتری” نوشته سیدابراهیم علن از مجموعه انتشارات ”مرکز آموزش مدیریت دولتی” مراجعه کرد.

دستـورالعمل

 نوشته­ای است که چگونگی اجرای کار و وظیفه رده های پایین تر را در ادای وظایف اداری و مأموریت ها بیان می‌کند. دستورالعمل، بررسی جزئیات و مسؤولیت ها و طریق اجرای آنهاست. دستورالعمل در حقیقت، دستور و شیوه چگونگی اجرا کردن آیین نامه‌ها و مقررات اداری است. ناگفته نماند که ترکیب ”دستور” (فارسی) با ”عمل” (عربی) درست نیست، لکن این ترکیب سال هاست به کار می‌رود و دیگر نمی‌توان آن را از زبان فارسی بیرون راند. فارسی این کلمه ”دستور کار” است که به لحاظ معنا ، جامع نیست.

دورنـگار (فاکس)

 دورنگار معادلی است که فرهنگستان زبان و ادب فارسی برای واژه فاکس اروپایی تصویب و پیشنهاد کرده است. دو معادل دیگر این واژه ”نمابر” و ”دورنویس” است. دورنگار دستگاهی است که تصویر هرگونه نوشته و نقشی را با داشتن رمز طرف مقابل برای دستگاه مشابه خود می‌فرستد.

ذی حسـاب

 ارجح ترین فرد در رسیدگی به حساب و کتاب پولی و هزینه های هر مؤسسه را ”ذی حساب” و حوزه مربوط به وی را ”ذی حسابی” می‌گویند.

راهـ‌کار

 برنامه و ارائه طریقی را که به منظور حل و فصل کاری پیشنهاد می‌شود، راه‌کار می‌نامند.

رده

 واژه‌ای فارسی و به معنای دسته و طبقه است و در اصطلاح اداری به سطحی از سطوح تشکیلاتی هر مجموعه می‌گویند که تحقق وظایف و مأموریتهای محول را بر عهده می‌گیرد.

رئیـس

 فردی را که مسؤولیت مستقیم هماهنگ سازی مسؤولان و سیاست های هر سازمان و مؤسسه را با حکم مقام برتر بر عهده دارد، رئیس اداره یا سازمان می‌گویند. البته در برخی موارد وظایف رئیس فراتر از عرف است. مثلاً رئیس سازمان صدا و سیما را که مقام معظم رهبری تعیین می‌کند، نمی‌توان با رئیس فلان اداره قیاس کرد. در این قبیل موارد رئیس تا حد وزیر شناخته می‌شود. نوشتن کلمه ”رییس” نادرست است، چراکه اولاً ”رئیس” عربی است و طبق قاعده چنانچه پیش از همزه­ حرف مفتوح و پس از آن ”ای” کشیده باشد، همزه روی پایه خود ثابت می‌ماند. ثانیاً همزه در کلمه ”رئیس” در ریشه کلمه است و تبدیل به ”یا” نمی‌شود.

سرپـرسـت

 مسؤول موقت هر سازمان را در زمانی که رئیس آن مؤسسه انتخاب نشده است، سرپرست می‌گویند. البته به مسؤولان ثابت برخی مؤسسات نیز سرپرست گفته می‌شود.

سنـد

 هر مطلب و نوشته و مدرکی که بتوان به آن اعتماد و استناد کرد، به‌ویژه نوشته‌ای که از پشتوانه قانونی و اجرایی برخوردار است، سند می‌گویند. سند را به سند عادی و رسمی‌می‌توان تقسیم کرد. نوشته‌ای که در مرجعی ذی صلاح تنظیم نشده باشد، ­”سند عادی” و نوشته‌ای را که در مرجعی صلاحیت دار تنظیم شده باشد، ”سند رسمی” می‌گویند.

 در تعریفی دیگر : اسنادی را که درخور طبقه بندی و حفاظت باشد، اسناد رسمی‌می‌نامند. قبلاً اشاره کردیم که قانون مدنی کشور در ماده 1284 خود سند را این گونه تعریف کرده است : ”سند عبارت است از هر نوشته‌ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. ”

که البته‌این ماده قانون در زمانی به تصویب رسید که نوار و فیلم و سایر موارد سند، تلقی نمی‌شده است. چه بسا امروزه مدارکی نظیر ارائه فیلم و نوار به دادگاه سند تلقی شود و درخور نفی یا اثبات باشد.

شـرح وظـایـف

 تعیین و تبیین حدو وظایف، اختیارات و مسؤولیتهای هر جزو اداری را با توجه به اهداف هر مجموعه که در قالب ضوابط و مقررات و قوانین مربوط باشد، شرح وظایف می‌نامند.

طـرح

 به هرگونه پیشنهاد برای اجرا شدن برنامه یا رفع مشکلی، طرح می‌گویند. در هر طرح باید به اجرایی بودن و مقرون به صرفه بودن آن التفات کرد.

ضـابطه یا ضوابـط اداری

 چارچوب و مقررات و حدود تعیین شده برای امور گوناگون هر سازمان و مؤسسه را که مراجع یا مقامات ذی صلاحی در نظر گرفته اند، ضابطه یا ضوابط اداری می‌نامند.

عطـف (بازگشت)

عطف، واژه‌ای عربی و مصدر لازم به معنای مایل شدن به چیزی و برگشتگی و بازگشت است. معادل فارسی آن ”بازگشت” یا ”در بازگشت” است. در اصطلاح اداری، هرگاه نامه‌ای از طرف اداره‌ای رسیده باشد و ما بخواهیم به آن پاسخ دهیم یا استناد کنیم یا توجه مخاطب را به آن جلب کنیم، می‌نویسیم : ”عطف به نامه شماره …… تاریخ …… که می‌توان به جای کلمه ”عطف” (عربی) ”بازگشت” (فارسی) نگاشت، که پیش تر هم اشاره کردیم.

قـانـون

 سلسله قواعدی که شکل حکومت و سازمان قوای سه گانه کشور و حقوق مردم و تکالیف آنان را در برابر دولت و مقررات اداری مشخص می‌کند، قانون می‌نامند.

 قانون چارچوبی کلی است که‌ایین نامه‌ها، مرام نامه‌ها، اساس نامه‌ها و دستورالعمل ها و دیگر مقررات اداری نباید با آن مغایر باشد و همه آنها باید در چارچوب قانون، تهیه و تدوین شود.

قـائـم مقـام

 فردی را که در غیاب رئیس یا مسؤول هر سازمان و مؤسسه عهده دار تمام یا قسمتی از اختیارات وی می‌شود، قائم مقام می‌نامند.

کـارگـزینـی

 بخش مهمی‌از هر سازمان که پرونده های کارکنان و امور مربوط به آنان از قبیل رسیدگی به حقوق، ترفیع پایه، تعیین و اعلام محل خدمت، مرخصی ها و کارهایی از این دست را در اختیار دارد و در چارچوب قانون و زیر نظر مقام بالاتر به‌این امور می‌پردازد، کارگزینی نامیده می‌شود.

کمیـسیون

 کمیسیون، واژه‌ای فرانسوی است و به معنای مجموعه افراد منتخب هر سازمان یا تشکیلات است که برای بررسی و دنبال کردن موضوع یا مسئله‌ای خاص گردهم می‌آیند.

گـردش کـار

 شروع و بررسی و تجزیه و تحلیل کارهای انجام شده درباره برنامه‌ای ویژه را که همراه با پیشنهاد برای تصمیم مقتضی به رده بالاتر می‌فرستند، ”گردش کار” می‌نامند.

لایـحه

 پیش نویس قوانین تسلیم شده از طرف هیئت دولت به مجلس را ”لایحه” می‌نامند. تا زمانی که‌این لوایح به تصویب مجلس نرسیده است، ”لایحه” نام دارد، اما پس از آن ”تصویب نامه” است.

مـأمـوریـت

 تکلیف یا تکالیف کلی را که از طرف مراجع ذی صلاح به‌صورت شفاهی یا کتبی و به منظور بررسی و اجرای کاری به فرد یا تشکیلاتی معین داده می‌شود، مأموریت می‌گویند.

مـتـبـوع

 واژه‌ای عربی و اسم مفعول و به معنای ”پیروی شده” یا ”تبعیت شده و اطاعت شده” در برابر ”تابع” است که همراه کلمه هایی چون : اداره، وزارت، دولت، کشور و ریاست به کار می‌رود، نظیر : اداره متبوع، وزارت متبوع، کشور متبوع، ریاست متبوع و غیره . بدیهی است املای این کلمه نباید با واژه ”مطبوع” (دلپسند) اشتباه شود.

مـدیـریـت

 در برخی سازمان‌ها و مؤسسات، واحدهای اداری گوناگونی. مسؤولیت حوزه‌ای مشخص را با شماری کارمند و زیر نظر رئیس یا مسؤول آن مؤسسه بر عهده دارند که‌این واحدها را مدیریت و مسؤول آنها را مدیر می‌نامند.

 نباید فراموش کرد که کلمات : ”مدیریت” ، ”معاونت” ، ”ریاست” ، ”فرماندهی” و نظایر آن مصدر است و نباید آنها را برای اسم ذات (شخص) به کار برد و قبلاً هم اشاره کردیم.

مسـؤولیت مستـقیم یـا غـیرمسـتقیم

 هرگاه مسؤول و مقام بالاتر بدون واسطه، در کار و برنامه رده های پایین تر مداخله و نظارت کند و امر و نهی نماید، مسؤولیت مستقیم و اگر با واسطه و غیرمستقیم بر کار زیردست خود نظارت کند، مسؤولیت غیرمستقیم دارد.

مصـوب / مصـوبه

 مصوبه، اسم مفعول و مؤنث مصوب است و در اصطلاح هرگونه قانون یا مطلبی را که در مجلس یا شورایی لازم الاجرا تشخیص می‌دهند و ابلاغ می‌کنند، مصوبه می‌نامند. برای این اصطلاح، صورت جمع، یعنی ”مصوبات” هم می‌گویند. اشاره کردیم که در فارسی تک واژ مؤنث نداریم لکن این کلمه در فارسی جا افتاده و چاره‌ای جز پذیرفتن آن نیست.

هـامـش

 واژه‌ای است عربی و در لغت به معنای حاشیه و مرز، در برابر انضباط متن نامه و کتاب و در اصطلاح اداری مترادف با ”پی نوشت” و ”حاشیه” است.

معانی اصطلاحات رایج نامه نگاری و برخی جایگزین‌های بهتر

تودی بیمه

اصطلاحاتمعنی روانمثال
۱مذاکراتصحبت هاطی مذاکرات شفاهی صورت گرفته با مدیریت خانه بهداشت …
۲مستحضردر جریاناحتراماً همانطور که مستحضر هستید، امسال برای ایاب و ذهاب بودجه در نظر گرفته نشده است.
۳پیوستضمیمه، همراه نامهبه پیوست صورتجلسه ی هیئت مدیره ایفاد می گردد.
۴ایفادارسال
۵با عنایتبا توجهبا عنایت بر توضیحات مسئول مربوط به برنامه ریزی اردو …
۶اظهاربیانافراد نامبرده اظهار می نمایند جهت جبران زمان از دست رفته، برای اعزام به سایت ۲ آماده هستند.
۷متعاقباًبعداًدر ضمن تصمیمات جدید هیئت مدیره به جنابعالی متعاقباً اعلام می گردد.
۸امور محولهامور واگذار شدهدر خصوص انجام امور محوله توصیه می گردد به سریعترین روش ممکن اقدام فرمایید.
۹موارد مشروحهموارد توضیح داده شدهبا توجه به موارد مشروحه در نامه …
۱۰تمهیداتتداراک ها، آماده سازی هاانتظار می رود در سال جاری با تمهیدات در نظرگرفته، کیفیت تولید افزایش یابد.
۱۱مقرر فرماییدبرقرار کنید، مورد انجام قرار دهیدمقرر فرمایید فرصت یک ماهه برای دریافت سهمیه این واحد مدنظر فرمایند.
۱۲مستدعی استخواهشمندممستدعی است نسبت به موارد ذکر شده در نامه حساس تر عمل نمایید.
۱۳اهتمام ورزیدهمت کنیدبا توجه به وجود بحران مالی در سازمان نسبت به اجرایی نمودن طرح های کاهش هزینه اهتمام ورزید.
۱۴مبذول فرماییداعطا فرمایید، مورد بخشش فرماییدخواهشمند است اقدامات لازم مبذول فرمایید.
۱۵بذل توجهتوجه بخشیاز بذل توجه جنابعالی کمال امتنان دارم.
۱۶کمال امتنان دارمکاملاً ممنون هستم
۱۷اقدام مقتضیکار خواسته شدهلذا هر چه سریع تر اقدام مقتضی معمول فرمایید.
۱۸معمول فرماییدانجام دهید
۱۹امعان نظردوراندیشی، نگاه عمیقپیشاپیش از امعان نظر شما سپاسگزارم.
۲۰استدعا می گردددرخواست میکنماستدعا می گردد به حواله های معوقه توجه بیشتری فرمایید.
۲۱معوقهبه تأخیر افتاده
۲۲اقدام  عاجلشروع سریعلطفاً نسبت به تعمیر دستگاه پرس شماره ی یک اقدام  عاجل فرمایید.
۲۳مساعدتکمکپیشاپیش از مساعدت جنابعالی سپاسگزارم.
۲۴حسن نیتنیت صادقانه، قصد درستپیشتر از حسن نیت شما که همواره مدافع حقوق کارگران بوده اید سپاسگزاری می کنم.
۲۵مسئلتدرخواستدر پایان آرزوی توفیق و سربلندی شما را از حضرت احدیت مسئلت می نمایم.

در نامه های رسمی معمولاً از اصطلاحاتی استفاده می شود که در دیگر متون کمتر یافت می شود. با در نظر گرفتن این که برخی از این واژگان فارسی هستند و درست استفاده می شوند، اما برخی دیگر واژه های بیگانه بوده و باعث پیچیده شدن درک موضوع و یا حتی نفهمیدن قسمتی از متن می گردد. در ادامه به جدول پایین توجه نمایید.

اصطلاحاتجایگزین مناسب
۱عجالتاًفعلاً، اکنون
۲علی القاعدهبنا به قاعده، اصولاً
۳فی الجملهباری
۴فی الحقیقهدر حقیقت
۵فی الفورفوری
۶فی المثلمثلاً، فرضاً
۷فی المجلسفوری
۸کانهگویا، گویی
۹کما فی السابقچنانکه بود
۱۰کماکانهمچنان
۱۱لااقلدست کم، اقلاً
۱۲لابدناچار
۱۳لذاازین رو، بنابراین
۱۴لکن (لیکن)اما، ولی
۱۵لهذااز این رو، بدین سبب
۱۶ما حصلچکیده، خلاصه، نتیجه
۱۷مادامتا وقتی که
۱۸مافوقمقام بالاتر
۱۹ماقبلپیشین
۲۰ماوقعچگونگی واقعه
۲۱مشارالیه، مشارالیهااو (مرد)، او (زن)
۲۲مع التاسف، مع الاسفمتاسفانه
۲۳مع ذلکبا این همه

تودی بیمه

بیمه تربت حیدریه

بازدیدها: 7

دیدگاهتان را بنویسید