انتخاب و استخدام یک فرد مناسب برای یک موقعیت شغلی، اگر مهمترین فعالیت بخش منابع انسانی نباشد، یکی از مهمترین فعالیت ها است.
در سالهای اخیر با توجه به اهمیتی که استخدام در این حوزه پیدا کرده است، روشهای مختلفی پیشنهاد شده است که یکی از آنها مصاحبه به شایستگی محور است.
در این مدل از مصاحبه ابتدا شایستگی هایی که یک سمت لازم دارد بر اساس شرح شغل، مشخص شده و بر اساس آنکه این شایستگی ها بصورت چه رفتارهایی در فرد بروز خواهد کرد، شاخص های رفتاری مورد نظر در آنها ایجاد میشود و در نهایت به روشی این شاخص ها مورد ارزیابی قرار می گیرند. برای مثال در مورد شایستگی مهارتهای ارتباطی میتوان به روش زیر عمل کرد.
مهارتهای ارتباطی
توصیف: این شایستگی به معنای توانایی فرد در برقراری ارتباط بصورت اثربخش و تاثیرگذار بر دیگران برای انجام یک کار در راستای اهداف تیم است. توانایی فرد در تطبیق روشهای ارتباطی خود بر اساس نیازمندیهای یک موقعیت های متفاوت با افراد مختلف است.
سوالات پیشنهادی:
آیا می توانید برای من زمانی را مثال بزنید که در آن همکلاسی ها یا همکارانتان را متقاعد ساختید که کاری را به روش شما انجام دهند. اگر این موقعیت برای شما پیش آمده است، لطفا شرایط و نتیجه بوجود آمده را برایم توصیح دهید.
آیا تا بحال موقعیتی پیش آمده است که در آن احساس کرده اید، ارتباط برقرار کردن با دیگران برایتان دشوار است؟ در این شرایط چه کردید و نتیجه نهایی چه بود؟ اگر مجدد در این موقعیت قرار بگیرید، چه خواهید کرد؟
آیا تا بحال در شرایطی بوده اید که احساس کنید با فردی در ارتباط هستید که ارتباط برقرار کردن با او برایتان سخت است؟ در آن شرایط چه فکری داشتید و چه کردید؟
آیا تا بحال توانسته اید دیگران ( همکلاسی ها یا همکاران) را متقاعد سازید زاویه دید شما نسبت به یک موقعیت خاص را بپذیرند؟
مزیت ها
این روش از مصاحبه به شما کمک خواهد کرد تا بصورت مشخص یک شایستگی خاص را در فرد مورد بررسی قرار دهید و فرایند مرتبط با آن شایستگی را با دقت بالاتری مورد توجه قرار دهید.
سه اصل کلیدی در طراحی مصاحبه شایستگی محور
یکی از انواع مصاحبه‌های ساختار یافته، مصاحبه مبتنی بر شایستگی یا مصاحبه‌های رفتارمحور است، که قابلیت پیش بینی بالاتر عملکرد آتی متقاضی شغل را نسبت به مصاحبه‌های رایج داراست. مصاحبه های شایستگی محور نظام مند بوده و هر پرسشی شایستگی خاصی را هدف قرار می دهد. از کاندیداها پرسش هایی پرسیده می شود که مربوط به رفتارشان در شرایط خاصی است و ایشان باید با مثالهای واقعی جواب دهند. مصاحبه کنندگان آنگاه با پرسیدن سؤالاتی در مورد توضیحات مشخص شده در مورد رفتار یا مهارت کاندیدا، عمیقتر می شوند.
تمام مصاحبه های شایستگی محور بر سه اصل کلیدی استوار است که لازم است در طراحی این مصاحبه، به آن ها توجه کنیم:
اصول طراحی مصاحب شایستگی محور
1- تنها پرسش‌های مرتبط با شغل مورد نظر را طرح کنید.
پرسش‌های درست و مناسب مطرح کنید به طور مثال طرح پرسش درباره کار تیمی از متقاضی شغل فروش که قرار است همه وقت خود را صرف ملاقات با مشتریان کنند و وظیفه‌ای برای کار با همکاران خود ندارد نامناسب است. همچنین پرسش درباره مهارتهای رهبری از متقاضی شغلی که قرار نیست به پست‌های مدیریتی و رهبری انتقال یابد بی‌فایده است. یعنی در یک مصاحبه شایستگی محور می بایست بدانید دنبال سنجش چه شایستگی‌هایی هستید.
اکثر پرسش‌های طرح شده توسط شما درباره مهارت‌ها، تجربیات و انگیزه متقاضی برای انجام شده مورد نظر باشد مواظب باشید مسیر مصاحبه به موضوعاتی نظیرمسائل خانوادگی روابط بین کار شخصی و مانند آن منحرف نشود البته چند دقیقه خوش و بش در آغاز مصاحبه می‌تواند به احساس راحتی مصاحبه‌شونده کمک کنند.
2- بیشتر پرسش‌های شما باید بر تجربه گذشته متقاضی متمرکز باشد.
اصل کلیدی مصاحبه شایستگی محور این است که رفتار گذشته فرد، دقیق ترین پیش‌بینی کننده موفقیت او در شغل آینده است. بخش اعظم مصاحبه باید از پرسش‌هایی با افعال زمان گذشته ساخته شده باشد که موقعیت‌های واقعی و عملی تجربیات متقاضی را مورد پرسش قرار دهد. مثلا
* مثالی از شرایطی را ارائه دهید که در آن شما…
*درباره پروژه ای صحبت کنید که شما…
به خاطر داشته باشید که رفتار گذشته مهمترین و بهترین پیش بینی کننده عملکرد آینده متقاضی در شغل جدید است. این واقعیات طی چندین دهه پژوهش توسط افراد دانشگاهی و مجریان فعال در تعداد زیادی از سازمان‌ها، به اثبات رسیده است. این واقعیت به قدری مهم است که بنیان و اساس کل مفهوم مصاحبه شایستگی‌محور یا رفتارمحور است.
3- هماهنگ و با ثبات عمل کنید.
مصاحبه موثر و کارآمد مصاحبه‌ای است که در آن از همه متقاضیان پرسش‌های کم و بیش یکسانی و به ترتیب یکسان پرسیده میشود تا همه آنها در یک فرآیند هماهنگ و منصفانه شرکت کنند. شروع کار با فهرست مشابهی از سوالات، نه تنها هماهنگی و کارآمدی مصاحبه را تقویت می‌کند، بلکه فرآیند مصاحبه را برای مصاحبه کننده تازه کار و مصاحبه شونده عصبی آسان‌تر می‌سازد.
مصاحبه شایستگی محور کاملا با مصاحبه مبتنی بر بیوگرافی که در گذشته کاملا مشهور و متداول بوده، تفاوت دارد. در مصاحبه بیوگرافی محور، مصاحبه کننده وضعیت متقاضی را از طریق رزومه وی مورد بررسی قرار می‌دهد و پرسش‌هایی درباره مشاغل مختلف، دلایل تغییر این مشاغل، موضوعات لذت بخش یا نارحت کننده برای او و مانند آن مطرح می‌کند، به هر حال، پژوهش‌ها نشان می‌دهد که طرح چنین پرسش‌هایی به ندرت به مصاحبه کننده اجازه می‌دهد که متقاضیان قوی و ضعیف را از یکدیگر تشخیص دهد.
به بیان دیگر: مصاحبه بیوگرافی محور بر پایه گفته‌های متقاضی در رزومه خود ساخته میشود. در حالی که مصاحبه شایستگی محور، برعکس، بر پایه پرسش‌هایی ساخته میشود که شما به عنوان مصاحبه کننده تصمیم می‌گیرید از متقاضی بپرسید و در نتیجه این مصاحبه ابزار بسیار قدرتمندتر و مفیدتری جهت شناخت متقاضی مناسب در اختیار شما قرار می‌دهد.
معرفی تکنیک STAR در مصاحبه شایستگی‌محور
هر کسی را بهر کاری ساختند میل آن را در دلش انداختند
مصاحبه استخدام، رایج‌ترین ابزاری است که در ارزیابی‌هایی که برای انتخاب و استخدام افراد انجام میشود بکار می‌رود. معتبرترین مصاحبه‌ای که امروزه در فرایند استخدام مورد استفاده قرار می‌گیرد، مصاحبه رفتار محور و مبتنی بر شایستگی هاست. سوالات این نوع مصاحبه برای کسب اطلاع از شایستگی‌های مصاحبه شونده طراحی میشود. این مصاحبه بر این فرض استوار است که رفتارهای گذشته اخیر فرد بهترین پیش بینی کننده رفتار و عملکرد او در آینده، به ویژه آینده نزدیک است. این نوع مصاحبه باید بتواند شواهدی دال بر نوع رفتار داوطلب استخدام در شرایط خاص و معین بدست آورد.
مصاحبه شایستگی‌محور
مصاحبه شایستگی محور به شکل عمقی انجام میشود و آن‌قدر در مورد یک موضوع، تجربه، رفتار و عملکرد سوال پرسیده میشود که مصاحبه‌کنندگان احساس کنند که اطلاعات لازم را در مورد عملکرد فرد در موقعیت های خاص بدست آورده‌اند.
پایه مصاحبه شایستگی محور شناخت شایستگی‌های شغلی در سازمان است. منظور از شایستگی مجموعه مهارت‌ها، صفات، قابلیت‌ها و رفتارهایی است که عملکرد کارآمد و موثر و بالاتر از حد متوسط شاغلان در هر یک ازمشاغل را موجب میشود مثل حل مسئله، کار تیمی، رهبری، ارتباط با دیگران، تاثیر بر دیگران، خدمت به مشتری و…
بنابراین پیش از طراحی مصاحبه شایستگی محور، نخستین گام این است که شایستگی‌های مربوط به هر یک از مشاغل را استخراج کرده و در خصوص مفهوم هر یک از آنها با کلیه مدیران سازمان به توافق برسیم.
بعد از آن نوبت به طراحی سوالاتی می‌رسد که قادر به سنجش شایستگی‌های تعیین شده برای مشاغل مورد نظر باشد. کلید طرح پرسش‌های رفتاری موثر این است که پرسش‌هایتان به زمان گذشته مطرح شوند و پاسخ‌هایی به زمان گذشته را ایجاب کنند.
پرسش‌های آغازگر مناسبی که بر رفتار گذشته تمرکز می‌کنند، معمولا با عبارت‌هایی نظیر عبارت‌های زیر آغاز می‌شوند:
*در مورد زمانی صحبت کنید ک…
* مثالی از موقعیتی را ارائه دهید که در آن شما…
*درباره وضعیتی صحبت کنید که شما…
معرفی تکنیک STAR در مصاحبه شایستگی‌محور
یکی از تکنیک های مفید برای انجام مصاحبه شایستگی محور تکنیک STAR است. در این تکنیک طی 4 گام سوالاتی را از متقاضی استخدامی می‌پرسیم.
Situation: فرد در چه شرایط و موقعیتی قرار داشته است؟
Task:در موقعیت مذکور چه سهم، نقش و وظیفه ای داشته است؟
Action: چه کرده است؟
Results: چه نتایجی به بار آمده است؟
به مثال زیر توجه کنید: فرض کنید که می خواهید شایستگی برنامه ریزی و سازماندهی را با کمک تکنیک STARمورد پرسش قرار دهید:
Situation: موقعیتی را بیان کنید که یک پروژه دشوار را برنامه ریزی و سازماندهی کرده‌اید؟
Task: دقیقا سعی می‌کردید به چه چیزی دست یابید؟/ نقش شما چه بود؟
Action: برای انجام این کار چه اقداماتی انجام دادید؟/مساله را چگونه حل و فصل کردید؟(مسائل بعدی را چگونه؟)
Results: نتیجه همه این اقدامات چه بود؟
دقت کنید در مصاحبه‌گری شایستگی محور تنها در جست و جوی شواهد دال بر انجام رفتارهای مورد نظر توسط متقاضی نیستید. بلکه باید به دنبال کشف مواردی نیز باشید که متقاضی رفتار مورد نظر را از خود نشان نداده است. برای مثال، چنانچه شغل مورد نظر نیازمند مهارتهای خدمت به مشتری است، به طور طبیعی از مواردی سوال می‌کنید که در آنها متقاضی موفق به کسب رضایت مشتری شده است. با وجود این، با طرح پرسش از موارد مخالف، می‌توانید اطلاعات بیشتری از رفتار او به دست آورید.
مهمترین دلیل بکارگیری مصاحبه‌های مبتنی بر شایستگی را باید به اثربخشی این روش نسبت داد، البته رواج استفاده از مصاحبه در فرآیند استخدام به معنی سهولت روش و سادگی ابزار نیست، بلکه مصاحبه را باید از حساس‌ترین و پیچیده‌ترین روشهای ارزیابی افراد تلقی کرد.بر اساس پژوهش‌های انجام شده توسط مدارس کسب و کار معروف سازمان‌های پیشرو برای پیدا کردن مناسب‌ترین فرد برای شغل مورد نظر، تکنیک مصاحبه شایستگی‌محور قابلیت پیش بینی بالاتر عملکرد آتی متقاضی شغل نسبت به مصاحبه‌های رایج داراست، و تاثیر قضاوت و انتخاب‌های سلیقه‌ای و مبتنی بر مدل ذهنی مدیران را تا حد زیادی کاهش می‌دهد.
بازدیدها: 63